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Le flex-office est une tendance de plus en plus répandue dans les entreprises. Cette pratique consiste à permettre aux employés de travailler dans différents endroits de l'entreprise, plutôt que d'être assignés à un bureau fixe.
Cela offre de nombreux avantages, tant pour les employés que pour les entreprises. En effet, en temps de crise comme depuis ces derniers mois, optimiser ses investissements et ses dépenses devient impératif pour les entreprises qui souhaitent rester compétitive. À ce titre, le bureau, deuxième poste de dépense après les salaires, doit être observé à la loupe.
Dans cet article, nous vous partageons cinq conseils clés pour optimiser les bureaux de votre entreprise, grâce au flex-office et au travail flexible en général.
Organisez vos espaces de travail
Lorsque vous adoptez le flex-office, il est fondamental d’organiser vos espaces de bureau.
Commencez par identifier les zones de votre entreprise qui peuvent être utilisées pour travailler. Assurez-vous que ces zones sont équipées de tout ce dont les employés ont besoin pour travailler confortablement et efficacement, comme des prises électriques, des chaises ergonomiques et des bureaux suffisamment spacieux.
Il est fondamental de distinguer les espaces de production individuelle, qui peuvent être des bureaux fermés ou des open spaces - ces derniers se prêtent généralement mieux au flex-office - des espaces de réunion ou de collaboration, ou encore des ressources dédiées aux appels comme les bulles isolées. Permettre la réservation d’une partie de ces ressources est indispensable afin de garantir le partage et la fluidité des échanges au bureau.
Encouragez la communication et la collaboration
Le flex-office peut aider à encourager la communication et la collaboration entre les employés.
Pour optimiser vos bureaux, créez des espaces de travail collaboratifs, comme des salles de réunion et des espaces de travail partagés. Ces espaces permettent aux employés de travailler ensemble sur des projets et de partager des idées.
Utilisez la technologie adaptée
La technologie peut être utilisée pour optimiser les bureaux de votre entreprise de plusieurs manières.
Vous pouvez utiliser des outils de communication en ligne pour permettre aux employés de travailler ensemble à distance. Vous pouvez également utiliser des outils de planification du flex-office pour vous assurer que les employés ont accès aux espaces de travail dont ils ont besoin. Ces outils, comme m-work, vous permettent également d'assurer le pilotage de vos espaces, en ayant une vue d'ensemble des taux d'occupation, préférences et usages de vos collaborateurs.
Découvrir m-work pour le flex-office
Offrez de la flexibilité
Le flex-office est une pratique qui offre de la flexibilité aux employés.
Pour optimiser vos bureaux, offrez une certaine flexibilité dans les heures et les emplacements de travail. Cela permettra aux employés de travailler quand et où ils sont le plus productifs, en tenant compte de leur équilibre vie professionnelle - vie personnelle.
Retrouvez notre article sur le travail hybride et l'expérience collaborateur
En plus de répondre aux attentes des collaborateurs et des talents - la flexibilité du travail est considérée comme le premier critère d’attractivité par 52% des salariés (Gartner) - cela permet, en fonction des usages des collaborateurs, d’ajuster les surfaces pour diminuer éventuellement les loyers ou, à minima, la consommation énergétique de certains bureaux.
Évaluez régulièrement vos espaces de travail
Il est important d'évaluer régulièrement vos espaces de travail pour vous assurer qu'ils sont optimisés pour le flex-office, et répondent aux besoins de vos collaborateurs.
Demandez régulièrement aux employés leur avis sur les espaces de travail et la politique de l’entreprise en matière de télétravail et de flex-office, et utilisez leurs commentaires pour apporter des améliorations. Vous pouvez également surveiller les indicateurs de performance clés, comme la productivité et la satisfaction des employés, pour vous assurer que vos espaces de travail sont optimisés.
Conclusion
Le flex-office est une pratique qui peut offrir de nombreux avantages aux employés et aux entreprises.
En suivant ces cinq conseils, vous pouvez adapter les bureaux de votre entreprise pour offrir une expérience de travail confortable et efficace aux employés tout en optimisant ces derniers en fonction de vos objectifs.
N'oubliez pas que la clé du succès est d’organiser cette flexibilité, d'encourager la communication et la collaboration, et d'évaluer régulièrement vos espaces de travail.
Il est également conseillé de se doter d’un outil, qui rassure les collaborateurs, leur donne de la visibilité, tout en fournissant des données aux décideurs afin de comprendre les usages et d’itérer dans leur démarche de flexibilité.
Pour en savoir plus et évaluez votre projet et votre maturité sur le flex-office, n'hésitez pas à échanger directement avec un expert m-work !
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