Flex Office : la définition complète, avantages, inconvénients et solutions

‍Le monde du travail est en constante évolution. Après l'open space il y a quelques années, le partage de bureau ou flex desk est une des tendances clés de ce changement.

Mais qu'est-ce que cela signifie exactement, en termes de qualité de vie au travail, d'organisation et de management ?

Dans cet article, nous allons explorer la définition du Flex Office et du Flex desk. Mais aussi ses avantages, et pourquoi de plus en plus d'entreprises adoptent ce modèle.‍

Le flex office, qu’est-ce que c’est ?

Aussi désigné sous les termes flex desk ou flex bureau, c'est un mode organisationnel dans lequel les employés n'ont pas de bureaux individuels. Au lieu de cela, ils choisissent un espace de travail disponible chaque jour, selon leurs besoins et préférences.

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Selon une étude récente de Deskeo, 16% des entreprises ont déjà adopté cette approche flexible. Et pas moins de 55% envisagent de mettre en place ce mode de travail. Mais pourquoi une telle popularité ?

Le concept de flex office n'est pas nouveau. Il a vu le jour dans les années 1990, principalement au sein des entreprises de conseil où les collaborateurs passaient la majeure partie de leur temps chez les clients.

Cependant, avec la pandémie et l'avènement du télétravail, le flex office a connu un regain d'intérêt. Les entreprises, grandes et petites, cherchent des moyens d'optimiser l'utilisation de leurs espaces tout en offrant flexibilité et bien-être à leurs employés.

Les avantages du Flex Office pour les collaborateurs

Flexibilité et productivité

Le flex work, qui englobe le Flex Office et d'autres formes de travail flexibles, peut grandement améliorer la productivité. Chacun choisit un environnement adapté à ses besoins du jour. Que ce soit un espace calme pour la concentration ou un une salle de réunion pour le travail d'équipe.

L'un des avantages les plus cités de ce desk sharing est en effet l'augmentation de la productivité et de la créativité. En résumé, le flex améliore les conditions de travail par la flexibilité.

Équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle avec le flex office

Ce bureau partagé va souvent de pair avec le travail à distance ou le télétravail. Cela signifie que les employés peuvent non seulement choisir leur espace de travail au bureau, mais aussi travailler d'ailleurs. Cela peut grandement améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, réduire le stress des trajets quotidiens et augmenter la satisfaction au travail.

Organisation du flex office

Si le flex office offre une grande liberté, il nécessite également une bonne dose d'organisation. Les employés doivent vérifier la disponibilité des espaces, s'assurer que les outils nécessaires sont disponibles et parfois réserver à l'avance. Cela peut demander une adaptation, surtout pour ceux qui étaient habitués à un bureau personnel.

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Taux d'occupation et espaces personnels en flex office

Un autre défi du flex office est la gestion de l'espace. Si trop de personnes viennent au bureau le même jour, il peut y avoir une pénurie de postes de travail.

De plus, certains employés peuvent regretter la perte de leur espace personnel, où ils pouvaient afficher des photos ou des objets personnels.

Conclusion : l'avenir des bureaux en flex office

Le Flex Office n'est pas simplement une tendance passagère ; il s'inscrit dans une vision globale de transformation du monde du travail. Cette approche, qui englobe le "flex bureau" et le "flex office d'entreprise", répond aux besoins changeants des travailleurs qui recherchent flexibilité, autonomie et bien-être au travail.

Les avantages du Flex Office sont indéniables. De l'optimisation de l'espace - générant des économies de place et d'énergie - à la promotion de la collaboration et de la créativité.

Cependant, comme toute stratégie, sa mise en œuvre nécessite une réflexion approfondie, une planification et des solutions adaptées pour surmonter les défis potentiels.

Avec l'évolution rapide des technologies et la montée du télétravail, les "bureaux flex office" semblent être la solution d'avenir pour de nombreuses entreprises. Ils offrent une réponse adaptée aux nouveaux besoins des employés tout en permettant une meilleure gestion des espaces et des ressources.

Le succès du flex office dépendra de la manière dont les entreprises l'adapteront à leur culture, valeurs et objectifs.

Une chose est sûre : le Flex Office est là pour rester. Il continuera à redéfinir notre façon de travailler et d'interagir dans le monde du travail.

m-work et le flex office

La solution m-work a été pensée pour faciliter la mise en place du flex office au sein de votre entreprise. Les collaborateurs peuvent saisir sur mobile ou ordinateur leurs jours de télétravail et réserver un bureau lors de leur présence sur site.

Ils visualisent ensuite en un clic la présence de leur collègue et adapter leur planning. Vous pourrez enfin suivre l’ensemble des indicateurs associés pour ajuster à tout moment votre flex office. Le flex office n’aura plus de secret pour vous avec m-work !

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