Comment bien onboarder ses nouvelles recrues à distance ?

Visiter les bureaux, prendre un café de bienvenue … Autant de pratiques d’onboarding incompatibles avec le télétravail. Le recrutement doit alors s’adapter au travail à distance et réinventer certaines des habitudes qu’il chérissait le plus. Comment prendre un bon départ malgré la distance avec les nouveaux collaborateurs ? Aujourd’hui on vous donne nos conseils afin de bien onboarder ses nouvelles recrues à distance.

Préparer son arrivée

Afin de faciliter l’intégration de votre nouveau collaborateur, il convient de préparer son arrivée en amont. Le maître-mot : anticiper ! L’autonomie de son travail va, en grande partie, dépendre de votre capacité à anticiper tous les besoins qu’il pourrait rencontrer à chaque étape de son arrivée. Votre rôle consistera à mettre en place tous les outils nécessaires à son arrivée : ordinateur, téléphone, codes d’accès aux outils numériques, il ne peut les obtenir que de vous. Vous gagnerez du temps et votre nouveau collaborateur sera plus susceptible de répondre aux attentes du poste qu’il va intégrer.

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Vous pouvez lui préparer numériquement un livret d’accueil ou une documentation à la lecture de laquelle il sera capable de comprendre son champ d’action et les outils dont il disposera. Veillez à planifier sa journée de travail et à lui fournir des objectifs le plus clairement possible afin qu’il puisse les atteindre.

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Il aura sûrement des questions, à vous de vous assurer de la disponibilité des bons interlocuteurs grâce aux outils de communication digitaux que vous utilisez dans votre entreprise.

N’oubliez pas de contacter les autres employés pour les informer de l’arrivée de votre nouvelle recrue : un petit mail et / ou un encart dans votre newsletter hebdomadaire fera l’affaire.

Par ailleurs, pensez à contacter en amont votre futur collaborateur afin de lui transmettre toutes les informations dont il aura besoin le jour J : un lien de visioconférence pour son accueil par exemple.

Bien structurer le jour J

Une fois les détails administratifs réglés grâce aux prouesses du digital, veillez à lui faire une bonne première impression. Mettez le à l’aise et facilitez son intégration. Comment faire sans le petit déjeuner de bienvenue ? Vous avez de la chance, la technologie a fait ce travail pour vous. À vous de sélectionner l’outil qui vous convient le mieux. Mais que diriez-vous de le convier à une pause café en visioconférence ? Ou d’une visite des locaux en facetime si votre collaborateur viendra au bureau dans quelques jours.

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Notre conseil ? Pensez à lui attribuer un parrain pour les premiers jours. Sélectionnez une personne référente pour l’accompagner en cas de besoin. Comment choisir la bonne personne ? Misez sur l'ancienneté et la bienveillance. Choisissez une personne volontaire et n’imposez pas cette responsabilité au hasard.

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Afin de le pousser dans la bonne direction, n’oubliez pas qu’il sera primordial que le collaborateur reçoive régulièrement un feedback, de la part de son parrain ou son manager.

Partager votre culture d’entreprise

Cette nouvelle recrue ne va pas uniquement effectuer les missions qui lui seront confiées, elle va aussi représenter les valeurs de votre entreprise. Ainsi, vous assurer de faire adhérer le collaborateur à votre culture d’entreprise fait aussi partie des objectifs que vous aurez lors de son intégration. Celui-ci doit s’intégrer le plus rapidement possible. Cet engagement jouera un rôle-clé en matière de motivation et de performance. D’autant plus avec le travail à distance ! Vous le fidéliserez par la suite, en revanche à court terme il convient de prendre un bon départ.

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Lors des présentations avec l’équipe, pensez à lui présenter en détail chaque autre membre de l’équipe.

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L’engager dans votre culture d’entreprise peut aussi passer simplement par la distribution de supports de communication ou de goodies. Un petit colis à envoyer suffira à surmonter la distance.

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Et pourquoi pas organiser des activités de team building à distance ? Vous manquez d’idées ? On vous en donne quelques-unes : un escape game virtuel, un atelier cuisine, un blind test musical, un quiz interactif, une chasse au trésor, un serious game, et tant d’autres choses que vous pouvez découvrir sur votre moteur de recherche.

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m-work et le télétravail

Face à ces enjeux, découvrez m-work, un outil complet et intégré qui rend l’organisation du travail hybride lisible, simple et intelligente pour les entreprises et leurs collaborateurs. Notre solution permet de fluidifier toute l'organisation du télétravail, et donc notamment de simplifier ce process pour les nouvelles recrues qui rejoignent votre société ! Vous souhaitez en discuter ? N'hésitez pas à nous contacter.

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