Les espaces dynamiques dans le secteur public : optimisation des espaces de travail avec m-work

L'optimisation des espaces de travail, spécifiquement dans le secteur public, est une préoccupation majeure dans un monde où la flexibilité et l'efficacité sont primordiales.

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‍La circulaire "Espaces Dynamiques", diffusée par le gouvernement d'Elisabeth Borne, propose une méthodologie en trois phases pour évaluer et améliorer la performance des espaces de travail, tout en prenant en compte les besoins et contraintes spécifiques des organisations.

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Analyse de l'existant : où en est-on dans le secteur public et comment entamer un projet ?

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L'analyse de l'existant est la première étape cruciale pour comprendre comment optimiser les espaces de travail.

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Elle consiste à évaluer les surfaces utiles brutes (SUB) et les surfaces bâties (SBA) existantes, et à appliquer les ratios d'optimisation immobilière pour déterminer l'efficacité des espaces actuels. Cette analyse révélera les domaines d'amélioration potentiels.

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Dans ce contexte, m-work peut être extrêmement utile pour plusieurs raisons.

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Grâce à ses capacités de collecte et d'analyse de données, m-work peut fournir une image précise de l'utilisation actuelle des espaces de travail. Cette information est cruciale pour l'analyse de l'existant, car elle permet de comprendre comment les espaces sont utilisés et comment ils pourraient être optimisés.

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Par exemple pour l'Agence Nationale de la Recherche (ANR), confrontée à une croissance importante du nombre d'agents et à la mise en place du télétravail pour tous, la nécessité d'une analyse précise de l'existant était évidente.

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‍L'utilisation de m-work a permis à l'ANR d'obtenir une image claire de l'utilisation des espaces de travail, facilitant ainsi la transition vers le flex-office.

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Lire : le retour d'expérience de l'Agence Nationale de la Recherche

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Définition des besoins et des objectifs du projet

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Une fois l'analyse de l'existant réalisée, l'étape suivante consiste à définir les besoins et les objectifs pour l'espace de travail futur.

L'amélioration de l'efficacité énergétique, la réduction des coûts d'exploitation, l'augmentation de la flexibilité des espaces et l'adaptation aux nouvelles méthodes de travail sont autant de facteurs à prendre en compte.

Un outil de gestion de la présence comme m-work peut également être d'une grande aide à ce stade. En effet, le logiciel permet aux organisations de modéliser différents scénarios d'optimisation des espaces de travail et de visualiser leur impact potentiel. Cela peut aider à définir des objectifs clairs et à développer une stratégie d'optimisation des espaces de travail basée sur des données concrètes et fiables.

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Nouveaux outils pour concevoir les espaces de travail

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La dernière phase de la méthodologie consiste à utiliser de nouveaux outils pour concevoir les espaces de travail. Ces outils sont basés sur des indicateurs bâtimentaires et d'occupation qui mesurent l'efficacité et l'adaptabilité des espaces de travail.

m-work est particulièrement adapté à cette phase. Grâce à ses capacités de collecte et d'analyse de données, les utilisateurs peuvent suivre et analyser ces indicateurs en temps réel. Ces données peuvent aider les organisations à adapter et à optimiser leurs espaces de travail en fonction des besoins réels des agents et des tendances émergentes.

Par exemple, m-work peut aider à gérer les réservations de postes de travail, à suivre l'utilisation des espaces de travail partagés, et à assurer une distribution équilibrée des ressources. Il peut également fournir des informations sur l'utilisation des espaces de travail qui peuvent aider à améliorer la planification et la gestion des ressources à long terme.

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Conclusion

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Dans un monde où la flexibilité et l'efficacité sont devenues des exigences clés, l'optimisation des espaces de travail est plus importante que jamais, spécialement dans le secteur public.

En suivant la méthodologie en trois phases de la circulaire "Espaces Dynamiques" d'Elisabeth Borne, les organisations peuvent faire des progrès significatifs vers l'optimisation de leurs espaces de travail.

L'ajout de m-work, un outil numérique innovant et de référence pour le secteur public (UGAP), peut encore améliorer ce processus en offrant des données précises et des outils d'analyse pour aider à adapter les espaces de travail aux besoins changeants des agents et des organisations.

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L'exemple de l'ANR illustre parfaitement l'efficacité de cette approche. Grâce à m-work, l'ANR a réussi à naviguer à travers une période de croissance importante et à gérer la transition vers le flex-office, tout en maintenant la satisfaction et la productivité de ses agents.

En outre, m-work permet aussi un suivi en temps réel du CO2 économisé grâce aux trajets évités. Cette fonctionnalité, en plus d'être en phase avec les préoccupations environnementales actuelles, apporte une dimension supplémentaire à l'optimisation des espaces de travail. En effet, le choix d'une organisation de travail plus respectueuse de l'environnement peut être un atout pour les organisations publiques, tant sur le plan de l'image que sur celui de l'efficacité.

En conclusion, l'optimisation des espaces de travail dans le secteur public n'est pas seulement une question d'amélioration de l'efficacité et de la flexibilité. C'est aussi une opportunité pour les organisations d'innover, d'attirer et de retenir les talents, et de démontrer leur engagement envers la durabilité et l'efficacité énergétique.

Avec des outils comme m-work, ces objectifs sont non seulement atteignables, mais aussi mesurables et évolutifs, permettant aux organisations de s'adapter et de prospérer dans un environnement de travail en constante évolution.