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La crise sanitaire que nous avons connue et que nous traversons encore actuellement a profondément bouleversé notre façon de vivre, et tout particulièrement notre façon de travailler.
De par le caractère contagieux du virus de la Covid, nous avons été amenés à limiter nos contacts et nos interactions. Le télétravail qui existait déjà auparavant est alors apparu comme la solution afin de pouvoir continuer à travailler, le tout depuis son domicile et non plus depuis son lieu de travail. Cependant, travailler depuis chez soi représente un coût non négligeable.
Le 9 février 2021, Élisabeth Borne, ex-ministre du Travail, s’exprimait à ce sujet derrière le micro de Sud Radio : “La règle est claire : le télétravail ne doit pas représenter un coût pour le salarié. Les frais générés doivent être pris en charge par l'employeur selon des modalités discutées au sein de chaque entreprise, avec les représentants des salariés”. Pour autant, dans les faits, cela signifie-t-il que l’employeur est redevable d’une compensation financière pour les frais engendrés par le télétravail ?
Dans un communiqué officiel du gouvernement, il est précisé que “ l’employeur n’est pas tenu de verser à son salarié une indemnité de télétravail destinée à lui rembourser les frais découlant du télétravail, sauf si l’entreprise est dotée d’un accord ou d’une charte qui la prévoit”.
Les règles relatives à l’indemnisation du télétravail semblent donc être floues et sont source de nombreuses confusions. Que faut-il comprendre ?
Mon employeur est-il obligé de me verser une indemnisation car je télétravaille ?
Parmi les diverses interrogations que créent les indemnités de télétravail, nous nous focaliserons sur les cinq questions essentielles suivantes :
Tout d’abord, puis-je bénéficier des indemnités de télétravail ? Si oui, quel est son montant ? Le cas contraire, de quoi, puis-je bénéficier ? Qu’en est-il des indemnités de transport ? Enfin, comment retrouver mon indemnité de télétravail dans mes outils de paie ?
1) Puis-je bénéficier des indemnités de télétravail ?
Un télétravailleur, d’après le Code du Travail, dispose des mêmes droits que l’ensemble des salariés de son entreprise. Parmi les droits dont il dispose, il bénéficie d’un accès à la formation, aux activités sociales de l’entreprise, à la santé et à la sécurité au travail, mais aussi au respect de sa vie privée et d’un droit à la déconnexion. Mais qu’en est-il du télétravail ?
“les frais professionnels engagés par le salarié doivent être supportés par l’employeur”
Jusqu’en 2017, les entreprises avaient pour obligation de prendre en charge les frais découlant directement de la mise en place du télétravail et de son exercice, par exemple les dépenses liées aux abonnements téléphoniques, matériels… Cependant, une ordonnance en 2017 a balayé toutes ces obligations. Le seul texte juridique qui reste donc en application sur les conditions d’indemnisation du télétravail est un arrêt de la Cour de cassation datant de 2001. Dans cet arrêt, il est indiqué que “les frais professionnels engagés par le salarié doivent être supportés par l’employeur”. Dans les faits, cet arrêt incite les entreprises à agir envers leurs salariés, mais ne les oblige pas.
La loi ne contraignant pas les entreprises à ’indemniser leurs télétravailleurs, chaque entreprise est donc libre de verser ou non une indemnisation. Dans le cas où elle souhaite dédommager ses travailleurs, deux options s’offrent à elle.
Soit, elle peut le faire sous forme d’indemnités mensuelles ou bien alors sous forme de remboursements (qui fonctionne sur le même principe que des notes de frais).
NB : si aucun local professionnel est mis à votre disposition pour travailler (télétravail total obligatoire) et par conséquent, vous êtes contraints de télétravailler depuis chez vous, alors vous pouvez bénéficier d’une indemnité d’occupation de domicile qui s’additionne à votre indemnité de télétravail.
2) Quel est son montant ?
Le montant des indemnités dépend avant tout de la forme que prennent ces indemnités et de ce qui a été prévu par la charte de l’entreprise.
Tout d’abord, les indemnités de télétravail peuvent prendre la forme d’indemnités mensuelles proportionnelles aux nombres de jours de télétravail effectués par mois.
En effet, elles vont de 10 € par mois si l’individu réalise 1 jour de télétravail par semaine, jusqu’à 50 € par mois s'il est 100 % de son temps en télétravail. Ces règlements sont exonérés de cotisations sociales dans la mesure où ils respectent les conditions précédentes recommandées par l’URSSAF.
Cependant, l’URSSAF n’interdit pas aux entreprises de verser un montant supérieur à ces recommandations, elle précise seulement les conditions d’exonération pour les entreprises. Depuis 2021, il n’est plus obligatoire de fournir des justificatifs à l’URSSAF pour pouvoir en bénéficier. L’objectif est donc ici d’inciter les employeurs à mettre en place ce type de dispositif.
Par ailleurs, ce financement peut prendre la forme d’un “dédommagement”, mais cela nécessite un accord préalable avec l’entreprise sur ce qu’elle souhaite rembourser ou non au télétravailleur.
En effet, un télétravailleur ne pourra pas se retourner contre son entreprise pour non-remboursement de frais liés à l’exercice du télétravail si celui-ci n’a pas demandé, avant d’engager des dépenses de son côté, si son entreprise souhaitait les lui rembourser ou non. Ce dédommagement prend alors la forme de notes de frais. Le salarié se voit rembourser de ses diverses dépenses en fournissant les justificatifs (factures, …). Le plus souvent, l’entreprise met en place une convention collective afin de prévoir les modalités de remboursement avec l’aide des représentants syndicaux. Ces frais peuvent couvrir la facture d’électricité, des équipements, etc.
Néanmoins, l’entreprise peut aussi rédiger une charte unilatérale pour préciser les conditions d’application si aucun accord n’est mis en place avec les salariés. Dans les deux options, la charte est soumise au CSE qui vérifie sa validité.
3) Quelles sont les obligations de l’employeur vis-à-vis des télétravailleurs ?
Le télétravailleur, selon l’article 1222-10 du code du Travail, dispose des mêmes droits que le salarié qui travaille dans des conditions classiques. La loi promeut une égalité de traitement entre les salariés, peu importe les conditions dans lesquelles ils travaillent.
l’URSSAF recommande au travailleur de discuter avec son entreprise avant la mise en place du télétravail, sur les questions de matériels, d’équipements, de coûts.
L’entreprise ne peut donc pas obliger ses travailleurs à utiliser leurs équipements personnels lorsqu’ils travaillent depuis leur domicile, car ils seraient discriminés par rapport à ceux qui travaillent depuis les locaux de l’entreprise et qui eux bénéficient du matériel qui y est présent.
Concernant l’achat de matériel adapté à l’exercice du télétravail, l’URSSAF recommande au travailleur de discuter avec son entreprise avant la mise en place du télétravail, sur les questions de matériels, d’équipements, de coûts.
Idéalement, le travailleur rédige une liste d’équipements qui sont indispensables à sa pratique du télétravail (ordinateur portable, imprimante, connexion internet, accès au serveur de l’entreprise à distance, etc.).
En l’absence d’accord, l’entreprise est libre de refuser le remboursement de ces frais.
4) Le cas des transports
Une fois de plus, l’entreprise ne doit pas faire de différence de traitement entre un employé qui travaille depuis son domicile et un autre qui travaille depuis les bureaux. À cette clause de non-discrimination s’ajoute, pour les entreprises, l’obligation légale de rembourser à hauteur de 50% les coûts liés au déplacement pendulaire de leurs employés (titre de transport ou abonnement).
La question des coûts de déplacement est d’autant plus épineuse que le Covid et la répétition des confinements ont poussé un certain nombre de travailleurs à vivre à la campagne et donc à s’éloigner de leur lieu de travail.
Désormais, certains travailleurs vivent loin des bureaux de leur entreprise, parfois à plusieurs centaines de kilomètres.
Dans ce cas, l’entreprise doit-elle assumer les frais de déplacement de ces travailleurs pour se rendre au bureau ?
The company must reimburse the costs related to transport under the usual conditions and must not make a distinction from the days of teleworking during which the individual does not travel.
The company, from a legal point of view, does not have the right to influence the place of residence of its employees. Therefore, it must compensate 50% of travel costs. The Ministry of Labor specifies that this rule applies when teleworking is carried out alternately, that is, when it takes place a few days a week. The company must reimburse the costs related to transport under the usual conditions and must not make a distinction from the days of teleworking during which the individual does not travel.
5) How can I find my remote work allowance in my payroll tools?
The telework allowance is one of the monthly cash inflows that the company pays to its employee. You can therefore find it on your payslip. However, depending on the compensation method used, it is found in different places.
First of all, if the company follows the URSSAF compensation grid, then the compensation paid is deducted from social security contributions. It is then visible at the bottom of the pay slip in the part that is not subject to social security contributions.
Second possibility, the company does not want to follow the URSSAF scale, which it has every right to do, and decides to pay an amount greater than €50/month which is exempt from contributions, for example let's take €70. Part of this amount will be exempt from social security contributions, i.e. €50, the maximum amount covered by URSSAF. The surplus, i.e. €20, is taxable and subject to the social security contributions that go with it.
In these two cases, the collaborator will need Declare each day, or half-day, of teleworking to your employer. To do this, very simple tools allow you to do it in a few clicks. In m-work, each employee indicates their presence in the office and their teleworking. This information is then sent directly to the company's payroll software to allow the calculation of the compensation and/or expenses covered, according to rules set by the company.
Learn more about m-work / Make an appointment
Concretely, on the pay slip, the allowance is divided into two, the non-exempt part at the top of the page with the various elements subject to social security contributions, the second part is visible at the bottom in the part where the exempt amounts are recorded.
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