Nos conseils pour mettre en place le flex-office dans son entreprise

Le covid a bousculé bons nombres d’habitudes dans notre quotidien, mais aussi sur notre lieu de travail.

Ces derniers temps, l’implémentation massive du télétravail, ont permis de mettre en lumière une pratique jusqu’alors méconnue : le flex office. Entre grands bouleversements pour les bureaux mais aussi changements d'habitudes pour les collaborateurs, qu'est-ce que le flex office et comment mettre en place ce nouveau modèle d’organisation dans votre entreprise ?  

Qu'est-ce-que le flex office ? 

Pour tout savoir sur le flex-office, nous vous invitons à consulter notre article dédié.‍

Mais en quelques mots, depuis quelques années, travailler en dehors de son lieu de travail est devenu possible voire même une norme, au moins quelques jours par semaine.

Cela entraîne de nouveaux usages avec, bien sur, l'essor massif de la visioconférence, mais nous interroge aussi sur l'organisation de nos bureaux. En effet, avec des bureaux occupés à moitié, se pose la question de leur optimisation.

C'est de ce constat que le flex office est né, consistant en un aménagement flexible des bureaux. Ces derniers sont partagés entre les collaborateurs. L'objectif est d'organiser une rotation intelligente des collaborateurs au bureau, afin d'éviter les bureaux vides, sous-optimisés, qui génèrent frustration, dépenses intempestives, et gaspillages énergétiques - chauffage, etc...

Néanmoins, ce nouveau mode d'organisation soulève de nombreux challenges. Historiquement, le bureau est le lieu de personnalisation, avec des photos, bibelots ou autres. Une logique de partage oblige les collaborateurs à se détacher du bureau individuel, et cette transformation s'accompagne.

Les clefs pour réussir la mise en place du flex office

 " Depuis mi-2021, on voit que les entreprises veulent changer structurellement leur modèle de travail " Cynthia Labyod - directrice marketing de JLL.

Une transition vers le flex office engendre forcément un changement d’organisation. En clair, l'aménagement des bureaux doit être plus réfléchi que lors du classique "un collaborateur, un bureau".

" Le nombre de poste par personne est désormais de 0,67 ", selon la société de conseil en immobilier d’entreprise JLL. Ce chiffre représente le taux de foisonnement, correspondant au ratio de bureaux par collaborateurs.

Dans ce contexte, penser en amont sa nouvelle organisation du travail est incontournable. D'autant plus que certains salariés sont réticents à ce nouveau modèle qui demande un temps d’adaptation.

Finalement, il est très important que l’entreprise collecte et analyse des retours qualitatifs et quantitatifs lors de la mise en place du flex office, afin d'adapter les bureaux aux usages réels des collaborateurs.

Découvrir l'analyse de données en flex office avec m-work

Repenser ses bureaux pour la mise en place du flex office

L’immobilier de bureau est le second poste de dépense des sociétés derrière la masse salariale.

Et entre les réunions, les congés et le télétravail, un bureau reste inoccupé plus de 40% du temps. Or, des bureaux inutilisés sont une perte d’argent non négligeable pour une entreprise. 

" Ce type d'aménagement ne doit pas être uniquement envisagé comme une opportunité de faire baisser les coûts de structure, mais pensé en environnement qualitatif apportant aux salariés une offre riche d'espaces adaptés à leurs usages ", met en garde Odile Duchenne.

En effet, le flex office ne consiste pas en une division simpliste des bureaux par deux.

Car qui dit venue au bureau plus occasionnelle, dit adaptation des espaces aux usages des collaborateurs lors de leur venue sur site : plus de salles de réunions et d'espaces collaboratifs, phonebooths, etc.

En outre, les réductions de mètres carrés n'entraînent pas systématiquement des réductions de coûts. Car "beaucoup d'entreprises se réimplantent plus au centre des villes, plus près des infrastructures de transport, des services. La réduction du nombre de mètres carrés finance un meilleur environnement pour les salariés", assure encore le directeur général de JLL.

Utiliser les bons outils pour accompagner la mise en place du flex office 

Le flex office demande une organisation beaucoup plus rigoureuse que le bureau traditionnel.

En effet, les collaborateurs ont besoin de s'assurer qu'ils disposeront d'un poste de bureau, et envie, avec le travail hybride, de savoir quels collègues ils vont retrouver sur site.

JLL souligne ainsi la nécessité d’utiliser des outils numériques adaptés pour gérer son organisation, et rassurer les collaborateurs lors de la mise en place de ce nouveau mode d'organisation.

Retrouvez notre article sur les meilleurs logiciels de flex office

m-work accompagne la mise en place du flex office

La solution m-work a été pensée pour faciliter la mise en place du flex office au sein des organisations.

Les collaborateurs peuvent saisir sur mobile ou ordinateur leurs jours de télétravail et réserver un bureau lors de leur présence sur site.

Ils peuvent visualiser la présence de leur collègue et adapter leur planning en fonction.

Vous pourrez enfin suivre l’ensemble des indicateurs associés pour ajuster à tout moment votre flex office. Le flex office n’aura plus aucuns inconvénients avec m-work !