Le travail à distance s'est largement développé ces dernières années, poussant les entreprises à mieux encadrer cette pratique. Deux options s'offrent à elles : la charte ou l'accord de télétravail. Mais quelles sont les différences entre ces deux documents ? Lequel choisir selon la taille et la culture de son entreprise ? Décryptage.
Qu'est ce qu'une charte de télétravail ?
Il s’agit d’un document administratif interne qui définit les conditions du travail à distance au sein d'une entreprise. Elle sert de cadre de référence pour organiser le travail à distance des collaborateurs de manière souple et adaptée à la culture d'entreprise.
Son caractère déclaratif en fait un outil flexible, permettant à l'employeur de fixer les grandes lignes du travail à distance sans pour autant imposer des règles strictes. La charte peut ainsi être ajustée au fil du temps en fonction des retours d'expérience et de l'évolution des besoins de l'entreprise.
Mentions obligatoires : conditions, horaires, confidentialité...
Bien que moins formelle qu'un accord, elle doit néanmoins inclure certaines mentions obligatoires pour encadrer la pratique du travail à distance. Elle précise notamment les conditions d'éligibilité, les termes de passage et de retour sur site, ainsi que les critères d'acceptation des demandes.
La charte définit également les plages horaires durant lesquelles les travailleurs doivent être joignables, les outils de communication à utiliser et les règles de confidentialité à respecter. Elle peut aussi aborder des sujets comme l'aménagement du poste de travail à domicile, l'accès au télétravail pour les salariés en situation (handicap, grossesse, aidants familiaux...) ou encore la formation des managers au management à distance.
Qu'est ce qu'un accord de télétravail ?
Contrairement à la charte, l'accord de télétravail est un document juridique qui a valeur de contrat. Il engage légalement l'employeur et les salariés sur les conditions de mise en œuvre du travail à distance au sein de l'entreprise.
Il est plus contraignant car il fixe précisément les droits et devoirs de chacune des parties. Son non-respect peut entraîner des sanctions, ce qui n'est pas le cas de la charte qui reste un document interne déclaratif. Il nécessite donc une rédaction rigoureuse et une négociation avec les partenaires sociaux.
Contenu obligatoire : modalités, droits et devoirs, obligations...
Il doit obligatoirement aborder un certain nombre de points clés pour être valide. Il détaille les dispositions précises de mise en place du travail à distance (critères d'éligibilité, processus de demande, réversibilité...), mais aussi les aspects matériels comme l'équipement informatique fourni et les frais pris en charge par l'entreprise.
Il liste également les droits et devoirs des salariés (respect des horaires, droit à la déconnexion, protection des données...) ainsi que les obligations de l'employeur (suivi régulier, évaluation, prévention des risques...). Il prévoit aussi les conditions de modification de l'accord et les termes de sa révision périodique pour l'adapter si besoin.
Quelle est la différence entre les deux ?
La différence entre la charte et l'accord réside dans leur nature juridique. La charte est un simple document administratif interne qui n'a pas de valeur contractuelle. Elle pose un cadre général pour le travail à distance, mais reste modifiable à l'initiative de l'employeur.
Cette flexibilité est un atout pour les entreprises qui souhaitent tester le travail à distance ou l'ajuster progressivement. La charte peut ainsi servir de première étape avant de basculer éventuellement vers un accord si le besoin d'un cadre plus formel se fait sentir.
Accord : contrat juridique engageant et contraignant
L'accord de télétravail a quant à lui une portée juridique qui s'impose à l'employeur comme aux salariés. C'est un contrat qui définit précisément les conditions d'exercice du travail à distance et les engage sur la durée.
Cet aspect contraignant est pour sécuriser cette pratique, notamment dans les grandes entreprises. Mais il implique aussi une certaine lourdeur, que ce soit pour sa mise en place qui passe par une négociation poussée ou pour sa révision qui fait l'objet d'avenants.
Lequel choisir entre les deux ? Quelles sont les règles ?
Le choix doit se faire en fonction de la taille, de la culture d'entreprise et des besoins de réglementation, en respectant les règles de mise en place propres à chaque document.
Pour les grandes entreprises, un accord est souvent préférable, car il offre un cadre légal solide et pérenne. Sa mise en place implique une négociation avec les partenaires sociaux et le CSE, avant d'être instauré puis révisé régulièrement. C'est un processus plus long et complexe, mais qui sécurise l'entreprise et les salariés.
Les PME, en revanche, ont souvent intérêt à commencer par une charte, plus simple à mettre en œuvre et à faire évoluer. Elle nécessite une consultation obligatoire des représentants du personnel, puis peut être instaurée par décision unilatérale de l'employeur. Une phase d'expérimentation est recommandée, avant une révision annuelle pour l'adapter aux réalités du terrain.
Le choix entre accord et charte
Les questions principales à se poser pour choisir entre un accord ou une charte sont :
- Quelle est la taille de mon entreprise ?
- Quelle est ma culture d'entreprise en termes de flexibilité ?
- Quel niveau de réglementation du télétravail est nécessaire ?
- Suis-je prêt à m'engager sur le long terme ?
Les réponses à ces questions vous orienteront vers l'accord pour un cadre strict dans une grande structure, ou vers la charte pour plus de souplesse dans une PME.
Comment mettre en place une charte ou un accord de télétravail ?
L'instauration d'une charte ou d'un accord nécessite de suivre une procédure spécifique et de ne pas négliger certaines étapes clés.
Pour un accord, la première étape est la négociation avec les représentants des salariés et le CSE. Il faut ensuite rédiger le document en veillant à y inclure tous les éléments obligatoires (modalités, droits et devoirs, suivi...), puis le faire signer par toutes les parties prenantes. Enfin, il est important de prévoir les clauses de révision de l'accord.
La mise en place d'une charte de télétravail commence par la consultation obligatoire des instances représentatives du personnel. L'employeur peut ensuite rédiger le document en s'inspirant de modèles types, puis le soumettre à une phase d'expérimentation. Il est conseillé de prévoir une révision annuelle de la charte pour l'adapter si besoin. Tout au long du processus, un outil comme m-workpeut faciliter le suivi du travail à distance grâce à ses fonctionnalités de gestion des plannings et de communication.
m-work permet d'accompagner efficacement la mise en place de l'accord ou de la charte grâce à ses fonctionnalités de gestion des plannings et de suivi du travail à distance.
Que doivent stipuler les documents ?
L'accord et la charte doivent inclure des mentions obligatoires concernant les criconstances, les droits et devoirs de chacun.
Un accord de télétravail doit impérativement préciser les conditions de mise en place du travail à distance, les conditions de communication et d'équipement, les droits et obligations des salariés et de l'employeur, ainsi que les conditions de suivi, d'évaluation et de modification de l'accord. C'est un document complet qui doit couvrir tous les aspects du travail à distance.
Une charte, bien que plus souple, doit également inclure certaines mentions essentielles : les conditions d'éligibilité et de réversibilité, les modalités d'acceptation et de mise en œuvre, le contrôle du temps de travail, les plages horaires, les règles de confidentialité, ainsi que les conditions d'accès pour les salariés en situation particulière (handicap, grossesse, aidants familiaux...). Des modèles types peuvent aider à la rédaction de ces documents.
Les mentions incontournables de l'accord
Il doit aborder de manière exhaustive :
- Les conditions de passage en télétravail et de retour sur site
- Les conditions de contrôle du temps de travail
- La détermination des plages horaires durant lesquelles le salarié doit être joignable
- Les termes de prise en charge des coûts liés au télétravail
- Les conditions d'accès des travailleurs handicapés
- L'organisation des formations au télétravail
- Les conditions d'accès au domicile pour les instances représentatives
- Les clauses et périodicité de révision de l'accord
Les éléments à définir dans la charte
Elle doit préciser a minima :
- Les activités éligibles et critères d'éligibilité des salariés
- La réversibilité du télétravail et délai de prévenance
- Les outils de travail utilisés et règles de prise en charge
- Le nombre de jours travaillés à distance autorisé par semaine
- Les plages horaires de disponibilité et droit à la déconnexion
- Les conditions d'autorisation et de refus du télétravail
- Les conditions de suivi de l'activité et d'évaluation
- Les mesures pour les salariés en situation particulière
- Les règles de confidentialité et de protection des données
- Les modalités d'accompagnement et de formation au travail à distance
Des modèles d'accord et de charte de télétravail prêts à l'emploi permettent aux entreprises de gagner du temps dans la mise en place du travail à distance, tout en ayant l'assurance de n'oublier aucun élément important.
La charte offre plus de souplesse aux PME souhaitant mettre en place le travail à distance de façon progressive, tandis que l'accord apporte un cadre légal sécurisant aux grandes entreprises voulant inscrire le télétravail dans la durée. Le choix entre ces deux documents dépendra donc du contexte et des besoins de chaque entreprise.
m-work, avec son interface ergonomique, ses fonctionnalités d'adaptation aux besoins de chaque structure et ses statistiques avancées, peut être un outil précieux pour accompagner les DRH dans la mise en place et le suivi du télétravail, que ce soit via une charte ou un accord. N'hésitez pas à vous rapprocher de nos équipes pour étudier la solution la plus adaptée à votre situation.
