A qui revient la charge des frais liés au télétravail ?

Le 1er septembre a marqué la fin du télétravail obligatoire en entreprises. Elles peuvent désormais décider de leur politique en matière de télétravail. Dans le premier article de cette série, nous avions abordé les obligations légales des entreprises en matière de télétravail. À présent, nous allons nous intéresser aux obligations matérielles des entreprises. Ordinateur, souris, clavier, fauteuil de travail mais aussi frais d’électricité, d’eau, de transports : à qui revient la charge de ces frais ?

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La prise en charge des frais liés au télétravail

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100€, c’est le coût mensuel moyen du télétravail pour une personne, selon une étude du cabinet ConvictionsRH. Ces frais sont-ils à la seule charge de l’employé ? En pratique, la question est plutôt complexe.

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Le droit invite les employeurs à mettre à disposition des salariés « les outils nécessaires à la réalisation de leur travail ». Si cette dénomination est volontairement très large, plusieurs textes se contredisent.

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Si depuis l'ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017, le Code du travail ne prévoit plus d’obligation pour l'employeur de prise en charge des coûts découlant directement de l'exercice du télétravail, l’Accord National Interprofessionnel (ANI) de novembre 2020 stipule, lui, que l’entreprise doit « prendre en charge les dépenses qui sont engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle, après validation par l’employeur ». Or cet accord ne précise pas le type de dépenses qui peuvent être remboursées par l’employeur.

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C’est ainsi au dialogue social au sein de l’entreprise d’élucider la question. Toutefois, il est à noter que si l’entreprise est dotée d’un accord ou d’une charte prévoyant la prise en charge de ses frais, celle-ci est alors obligatoire.  

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Concernant l’ordinateur, équipement sans lequel le télétravail n’est pas possible, le Ministère du travail stipule dans une note que « Si l’employeur vous impose de télétravailler, il doit vous fournir un ordinateur si vous n’en avez pas, ou que vous ne voulez pas utiliser votre ordinateur personnel ».

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Ainsi, si certaines entreprises peuvent décider de prendre en charge l’achat du mobilier ou des frais divers (électricité, eau, chauffage) sous forme de prime forfaitaire, d’autres entreprises ne fourniront que l’ordinateur.  

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Les frais de repas, de transports et d’occupation en télétravail ?

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« Le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l'entreprise » selon l’article L1222-9 du Code du travail.

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En conséquence, tout employeur a l’obligation de prendre à sa charge 50% du coût total des titres de transport de ses salariés, même lorsque le salarié est placé en télétravail. De même, si le salarié bénéficie de ticket-restaurant, l’employeur doit continuer de lui en verser quel que soit son lieu de travail.

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L’indemnité d’occupation est destinée à compenser l’utilisation du domicile privé à des fins professionnelles. Celle-ci est due lorsqu’aucun local professionnel n’est mis à disposition du salarié. Si l’employeur met à disposition du salarié un local et que celui-ci préfère travailler ailleurs, l’indemnité n’est pas due.

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Autrement dit, les entreprises demeurent assez libre de subventionner ou non le télétravail de leurs salariés, et de choisir dans quelles conditions elles le font.

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La solution m-work pour le travail hybride

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Face à ces nombreux enjeux, m-work fournit une solution clés-en-main pour le travail hybride des entreprises : planifier le travail hybride, mesurer son impact sur les collaborateurs (santé mentale, expérience) et l'environnement. La solution permet également de réserver des espaces de travail (tiers-lieux) proches de chez les collaborateurs, ce qui présente une alternative à la prise en charge des frais matériels de ces derniers, et garantit des conditions de travail optimales même à distance.

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