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La pandémie récente a profondément bouleversé nos modes de vie, et notamment notre façon de travailler. Les confinements à répétition et l’impossibilité de se rendre sur son lieu de travail ont contraint la plus grande majorité des salariés à travailler depuis chez eux.
Le télétravail s’est alors grandement popularisé et le nombre de technologies liées au travail à distance a explosé.
Les services de visioconférence des géants du web, tel que Google Meet ou bien encore Microsoft Teams, ont vu leur nombre d’utilisateurs s’envoler. Le marché de la vidéoconférence a connu une augmentation de 2 900 % en l’espace de 4 mois au début 2020. Il devrait représenter en 2023 plus de 14 milliards de dollars.
C’est ainsi grâce à ces diverses technologies de visioconférence, de messagerie, de cloud… que le télétravail est rendu possible.
Néanmoins, la multiplicité des plateformes et des outils collaboratifs peut avoir des effets néfastes sur la santé de l’entreprise et des individus.
Le bon usage des technologies durant le télétravail représente un véritable challenge pour les entreprises.
Dans cet article, nous allons nous intéresser, dans un premier temps, aux différents défis et enjeux que constituent les technologies du télétravail. Puis, dans un second temps, nous vous partagerons quelques bons conseils pour un meilleur usage de ces technologies.
1) Les défis des technologies en télétravail
Un des principaux enjeux lié aux technologies du télétravail est de parvenir à maintenir un équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.
Avec le télétravail, il n’y a plus de séparation physique entre le bureau et la maison. Il devient donc souvent plus difficile de faire la part des choses entre vie privée et vie professionnelle.
Le temps de transport qui permettait de séparer les deux et de servir de sas de décompression n’existe plus.
En à peine quelques mètres, vous passez de votre bureau à votre chambre ou bien encore à votre cuisine.
La tentation de répondre à des mails après les horaires conventionnels de travail est souvent plus forte et il devient plus difficile de décrocher.
Ce manque de séparation entre ces différents moments est source de stress pour les salariés.
En effet, selon une étude d’Opinion Way de mars 2021, plus de 45% des travailleurs souffrent de détresse psychologique lié au surmenage et au stress engendré par le télétravail.
De plus, il n’est pas toujours évident pour l’ensemble des salariés d’utiliser adroitement ces technologies.
Tous les salariés ne possèdent pas les mêmes compétences en terme d’outils informatiques.
Généralement, les salariés issus de la génération Y et Z sont plus familiers avec ces outils et disposent d’une bonne capacité d’apprentissage.
A contrario, les travailleurs plus âgés rencontrent eux plus de difficultés.
Leur manque d’aisance vient réduire leur productivité, les rendant moins efficaces que lorsqu’ils travaillaient auparavant depuis les locaux de l’entreprise.
De plus, ces divers outils technologiques peuvent devenir de véritables tentations pour notre concentration. En effet, ils sont parfois sources de distractions et viennent perturber l’activité du salarié.
Habituellement, ce sont les salariés les plus jeunes qui sont le plus sensibles à ces distractions. Interpeller par une notification Facebook ou Instagram, ils sont alors capables de décrocher de leurs tâches pendant plusieurs dizaines de minutes.
Selon une étude Odoxa de mars 2021, les 18-24 se sentiraient 60% moins efficaces lorsqu’ils télétravaillent.
Le manque d’autonomie et d’encadrement en sont les principales raisons.
Enfin, le télétravail et ses outils peuvent se révéler néfastes pour la santé mentale des salariés. La solitude liée au manque de contact réel avec les équipes pèse sur le moral. La multiplicité des réunions en visioconférence entache le lien social et la cohésion d’équipe.
Selon une étude de la Paris Workplace, 36 % des salariés souffrent d’isolement lié à la pratique du télétravail.
Cette détresse psychologique est néfaste à la fois pour leur santé, mais aussi pour la productivité de l’entreprise. Un salarié déprimé est un salarié moins efficace et moins productif dans son travail. Il sera aussi plus facilement enclin au “burn out” et aux arrêts de travail.
2) Quelques conseils pour un meilleur usage des technologies
Tout d’abord, comme pour beaucoup de problème, la communication est souvent la clé de résolution. Il est primordial en tant que manager d’échanger au maximum avec ses collaborateurs, et notamment sur l’usage de ces technologies en télétravail.
Cela permet de mieux connaitre leurs besoins et d’éclairer les zones d’ombre. À la suite de ces échanges, ils pourront déterminer le bon ratio de télétravail par semaine ou par mois, et choisir les technologies les plus adaptés à leurs besoins.
Enfin, il est bon d’organiser une fois par an, un retour d’expérience pour échanger, en autre, sur la charge de travail, et leurs attentes.
Afin de pâlir au manque de compétences informatiques de certains salariés, l’entreprise doit être capable de proposer des formations.
Ces formations peuvent porter sur l’utilisation même des outils, mais aussi sur comment gérer son emploi du temps lorsque l’on est en télétravail.
Elles peuvent avoir lieu sous forme de séminaires ou bien de “e-learning”.
Un système d’assistance doit aussi être mis en place afin d’aider les salariés, à tout moment, dans leurs outils informatiques.
Enfin, l’entreprise doit aussi proposer un service d’accompagnement psychologique pour les salariés se trouvant en situation de détresse psychique.
Manager par la confiance est un bon moyen de maintenir la productivité de ses salariés à distance.
Dans un climat de confiance mutuelle, les salariés se sentent davantage considérés et responsabilisés. Le manager doit alors se focaliser sur le résultat de l’équipe et non plus sur l’ensemble des comportements du salarié puisqu’il n’a plus l’œil dessus.
Pour cela, il peut proposer la rédaction d’une charte avec ses collaborateurs pour définir les règles de fonctionnement du télétravail, notamment les horaires durant lesquels les salariés sont susceptibles d’être joignables.
Afin de favoriser l’autonomie et la motivation de chacun, le manager peut lister des objectifs à réaliser par jour.
Pour finir, il est prudent d’être vigilant à l’équilibre vie professionnelle, vie personnelle des salariés. Cela peut se traduire par des appels téléphoniques réguliers avec ses collaborateurs afin de prendre de leurs nouvelles et de s’assurer que leur charge de travail est supportable.
Le simple fait de les appeler envoie un signal positif aux salariés qui se sentiront non plus oubliés, mais au contraire considérés.
Enfin, le manager doit être très vigilant aux horaires de connexion et d'envoi de mails afin de s’assurer qu’ils n’effectuent pas d’heures supplémentaires et parviennent bien à décrocher en fin de journée.
m-work est une solution de gestion du télétravail. Cet outil permet de gérer et d’organiser au mieux sa semaine de travail. m-work apporte aux collaborateurs la flexibilité qu'ils souhaitent tout en permettant d'accroître l'efficacité des équipes grâce à une organisation efficace et optimisée. Les utilisateurs peuvent ainsi visualiser de manière claire et transparente la présence de leurs collègues, et donc s'organiser pour mieux se retrouver au bureau.
Êtes-vous intéressés par le sujet ? N'hésitez pas à nous contacter !
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