L’espace de travail partagé : vraie bonne idée ?

Un espace de travail partagé, ou coworking, permet aux indépendants et aux entreprises de louer des postes de travail partagés, sans attribution spécifique. Ces lieux permettent d’organiser le travail tout en favorisant les échanges entre les personnes qui y sont présentes.

Cette façon de travailler est née dans les années 2000. Elle est le résultat de la rencontre de deux idées : les espaces de travail partagés et les bureaux d'affaires.

A l’origine, il s’agissait d’un acte militant démarré à San Francisco. L'objectif était d'aider les entreprises à accéder plus facilement au marché des immeubles de bureaux tout en proposant une nouvelle façon de travailler. En effet, l’idée était soutenir l’esprit de communauté en favorisant l’aménagement des espaces de travail partagés et collaboratifs.

Les bureaux partagés se sont par la suite imposés dans toute l’Europe, notamment à Londres, Paris et Bruxelles.

Mais à quoi correspond concrètement le coworking ?

En réalité, ce terme renvoie à un large spectre de solutions flexibles proposant des environnements de travail alternatifs aux entreprises. On retrouve les espaces partagés collaboratifs, les incubateurs, les centres d’affaires ainsi que les solutions d’entreprises privatisées et clés-en-main.

Pourquoi avoir recours au coworking ?

L’essor du télétravail et du flex office créent un nouveau besoin de flexibilité des engagements et de maîtrise des coûts pour les entreprises. Ainsi, le coworking semble s’imposer comme réponse logique.

Les motivations les plus courantes pour y recourir sont les suivantes :

• Pour 45,5%, la mise à disposition d'un réseau de sites pour les collaborateurs nomades ;
• Pour 43,9%, l'expansion vers de nouveaux marchés ;
• Pour 42,4%, une solution temporaire pour des besoins spécifiques ;
• Pour 40,9%, la réduction des coûts et la préservation du capital.

Ces données proviennent d'une enquête réalisée par CBRE Research en septembre 2020.

De plus, le coworking favoriserait la productivité. Les "coworkers" indiquent que cette organisation du travail leur est bénéfique, tant en termes de satisfaction personnelle que d’efficacité. En effet, d’après une étude Asterès réalisée début 2024, les espaces de coworking permettraient d’améliorer la productivité de 16%.

Le fait de partager un espace crée un effet social et permet de lutter contre l’isolement. Cela explique le meilleur épanouissement des travailleurs, qui peuvent interagir avec les autres professionnels présents sur place.

Cet impact positif s’explique notamment par la qualité des ressources disponibles. Les espaces de coworking offrent un bon environnement de travail avec des services et équipements adaptés aux besoins des travailleurs modernes. Aussi bien des salles de réunion que des espaces pour se reposer, d’autres pour se retrouver et échanger.

C’est ainsi que le terme de “design conscient” est apparut. Les designers et architectes connaissent l'influence des lieux qu'ils créent sur les personnes qui y vivent et travaillent, ainsi que sur les communautés.

Ainsi, la majorité des espaces de coworking sont pensés de manière à ce que les coworkers s’y sentent le mieux possible, plus encore qu'un bureau traditionnel. Les espaces de travail partagés offrent des services supplémentaires : garderie, salle de sport, massage, restauration, café, salons, conférences, jeux, détente.

Les bureaux partagés : une réponse aux mutations du marché de l’immobilier d’entreprise

L’immobilier d’entreprise connait des évolutions majeures depuis la crise sanitaire. Le développement du télétravail a participé à ce changement. Le travail hybride a poussé les organisations à l'attentisme. Ainsi, les professionnels se sont tournés vers différentes alternatives, notamment les espaces de coworking.

Cette nouvelle stratégie immobilière est plus hybride et articulée. Elle se caractérise par la flexibilité, la convivialité et l’hybridation. De plus, le monde du coworking est empreint de transparence, de lisibilité et d’adaptabilité. Le développement croissant d’offres sur-mesure positionne de plus en plus les opérateurs comme les facilitateurs de la gestion immobilière des entreprises.

Le développement de ces espaces flexibles a un véritable impact, notamment dans les zone péri-urbaines. Avec le travail hybride, les travailleurs peuvent partager leur temps entre le bureau, la maison et des espaces de coworking. Les entreprises diminuent la taille de leur siège et utilisent des bureaux plus proches du domicile des employés.

Les espaces flexibles comme les espaces de coworking permettent de nombreuses économies. Par exemple, les salariés économisent en moyenne 80 minutes par jour et 124€ par mois en Ile-de-France. Les entreprises bénéficient donc de cette nouvelle organisation qui leur permet de retrouver des salariés moins fatigués.

Enfin, les retombées sur le territoire sont conséquentes. Ce format crée 222 emplois, économise 140 tonnes de CO2 et génère 17,7M$ de valeur ajoutée chaque année par centre implanté (IWG, The Flex Economy).

L’avenir du coworking : le bureau opéré

L’arrivée du "bureau opéré" a créé une révolution immobilière en marche depuis 2021. Il s’agit d’un espace de travail privé loué avec un contrat de prestation de services. Cette solution s’inspire du coworking et de ce qui a fait son succès. Toutefois, le bureau opéré est un espace privatif dédié à une entreprise qui bénéficie d’un bail flexible.

Le bureau opéré présente un avantage par rapport au coworking : la confidentialité. Les espaces partagés favorisent les échanges entre travailleurs et indépendants, mais imposent de dispenser certaines d'informations. Ainsi, le bureau opéré assure aux entreprises des locaux sécurisés et indépendants.

Les bureaux opérés offrent souvent des services utiles tels que la maintenance technique, l'entretien, la gestion du courrier, une assurance et une conciergerie. L'entreprise peut choisir ces services supplémentaires en fonction de ses besoins réels.

Rendre les espaces de travail flexibles nécessite d’adapter les outils

Quand une organisation choisit le flex office, ou le partage de bureaux en général, elle doit rendre ses équipes flexibles en changeant l'espace de travail. Lorsqu'une entreprise opte pour un espace de coworking, il est essentiel de promouvoir la communication et la collaboration entre les employés.

Les espaces de travail partagés sont une bonne option. Ils offrent des espaces collaboratifs pour travailler et se retrouver. Ils permettent également de partager des moments de vie.

Il est aussi nécessaire d’utiliser une technologie adaptée. Recourir aux bons outils permet d’optimiser les espaces de travail et donc de faire de la flexibilité un moteur de performance. Ainsi, il est possible de mettre en place un outil de planification du flex office. Les organisations pourront gérer les espaces en ayant une vue d'ensemble sur les taux d'occupation, les préférences et les usages des collaborateurs.

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Un tel outil offre davantage de flexibilité, notamment dans les heures et emplacements de travail. Cela permet d’optimiser les bureaux. Il devient alors possible d’ajuster les surfaces et le nombre de postes souhaitez dans l’espace de coworking.

Cette solution présente plusieurs avantages. Parmi eux, on retrouve la baisse des loyers et la réduction de la consommation d'énergie dans les espaces de travail partagés.

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