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Travail hybride, quel impact sur le workplace ?
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Il y a encore quelques années, avant l’apparition du Covid et de la crise sanitaire, Chorum comme un grand nombre d’entreprises françaises organisait ses bureaux sur un logique de “desk” individuel en 100% présentiel.
La crise du Covid s’est accompagnée d’une multiplicité de bouleversements et notamment dans la façon d’organiser le travail et les espaces qui y sont dédiés. Face à ces bouleversements, les équipes de Mutex ont opté pour une vision hybride du travail en proposant notamment à leurs salariés d’avoir recours au télétravail de façon ponctuelle. Aujourd’hui, il y a davantage collaborateurs en télétravail qu’en présentiel chez Mutex.
En parallèle de ce phénomène, les 200 salariés de Chorum ont également déménagé pour rejoindre les 750 salariés de Mutex, également membres du groupe Vyv, dans un nouveau siège social commun en flex-office (voir témoignage de Mutex).
Au vu de ces enjeux, la direction de Chorum était à la recherche d'un outil utilisable par les deux structures (et leurs prestataires externes) pour facilement gérer la présence dans ce mode hybride. Par ailleurs, les collaborateurs de Chorum et Mutex ont exprimé le besoin de pouvoir retrouver facilement leurs collègues et leurs interlocuteurs métiers au sein de leurs nouveaux locaux et de savoir si ces-derniers travaillaient ou non depuis leur domicile.
m-work a convaincu les équipes de Chorum notamment de par sa simplicité, son ergonomie et sa capacité d'adaptation.
“ Si vous hésitez à opter pour m-work, je vous dirais de l'essayer, car l’essayer c'est inévitablement l’adopter ! Des différents outils, qui ont été mis à notre disposition, c’est celui-ci qui est le plus agile, le plus flexible, le plus adaptable et surtout qui est le plus facile d'utilisation.
Et en vrai, c'est ça le sujet ! C'est comment l’outil répond aux besoins de nos opérationnels, aux besoins de nos managers et à ceux collaborateur ? Il n'y a pas d'outil, à ma connaissance, qui réponde mieux à nos besoins que celui-ci. “
Avant de rencontrer m-work, Chorum était équipé d'un outil SIRH traditionnel, dans lequel le télétravail devait être déposé. La nature de ce logiciel faisait que les déclarations de télétravail ne correspondaient pas avec la réalité, et l'outil ne permettait pas une visualisation globale de la présence, au sein de l'entreprise.
Par ailleurs, les équipes de direction de Chorum se sont rapprochées de leurs opérationnels et des futurs utilisateurs de l’outil afin de pouvoir identifier leurs besoins réels. Fort de cette première phase d’analyse, et après avoir analysé le marché des solutions de gestion du travail hybride, Mutex s’est rapidement tourné vers m-work car “l’outil répondait à notre besoin de simplicité et de flexibilité”.
“Avant de basculer sur m-work, nous avions un premier outil de gestion, qui était assez rigide, et qui ne permettait pas de réellement savoir où étaient nos collaborateurs. Les déclarations étant plus fastidieuses, les collaborateurs avaient tendance à ne pas modifier leurs déclarations une fois celles-ci réalisée, même en cas de changement de leur emploi du temps”, précise le directeur du développement RH.
Ainsi, les équipes de Chorum étaient à la recherche d’un outil plus flexible, plus intuitif, plus simple dans son utilisation afin que les déclarations puissent concorder avec l’organisation réelle du travail. Mathias Caballero explique à ce sujet : “l'enjeu était que ce ne soit pas un simple outil déclaratif avec comme seule vocation de garantir la sécurité de l'entreprise, mais au contraire que l’outil ait une réelle utilité, à la fois pour le manager que pour le collaborateur.
Le déploiement a été un franc succès puisque seulement quelques semaines après la mise en place de l’outil, on a pu constater que 100 % des collaborateurs de Chorum l’utilisaient presque quotidiennement. Les managers ont ainsi pu rapidement piloter l’activité de leur équipe, et les collaborateurs quant à eux ont pu déclarer leurs jours de présence et connaître ceux de leurs confrères. “L’adhésion à l’outil a été immédiate” insiste Mathias Caballero.
La connexion aux outils de paie s’est, elle aussi, faite rapidement. Le déploiement a duré quelques jours. Une simple présentation par les équipes de m-work a suffi à l’ensemble du personnel pour prendre en main l’outil et pour qu’il soit plus que majoritairement adopté, en témoigne les forts taux hebdomadaires de déclarations.
Depuis son déploiement, m-work apporte aux managers une plus grande adaptabilité dans l'organisation de leurs équipes, renforce l'autonomie organisationnelle de chacun, et s'inscrit dans la dynamique d'hybridation du travail facilitée par Chorum.
Les équipes de m-work ont accompagné et aidé les équipes de Chorum à reformuler leur besoin et leurs diverses demandes afin d’adapter l’outil en conséquence, outil qui continue, encore à l’heure actuelle, d’évoluer en fonction des remontées et des besoins des équipes.
