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Avec l'essor du travail flexible, la plupart des entreprises s'orientent, ou pensent s'orienter à terme, vers le flex office. Ce mode de travail consiste en la réduction du nombre de bureaux attitrés, au profit du partage de bureau (ou "desk sharing").
Le flex office nécessite des espaces adaptés, une communication claire et des managers engagés pour garder des équipes soudées. Il convient de l’anticiper, de définir des objectifs et de la suivre.
Ce mode de travail nécessite également de choisir le meilleur logiciel de gestion du flex office pour soutenir votre transition. Ce logiciel rendra votre organisation fluide et agile. Il vous permettra également de garder un œil sur les bonnes données pour piloter votre structure et vos bureaux.
Face à la multitude d'outils et de plateformes offrant des fonctionnalités similaires, nous avons élaboré ce guide utile des cinq meilleurs logiciels de flex office. L'objectif est que vous puissiez faire le bon choix pour promouvoir votre entreprise.
Comparaison de logiciels de flex office : les 4 meilleurs outils
Choisir le bon logiciel pour organiser le flex office peut être complexe. Personne n’a envie de mettre en place un outil qui sera compliqué pour ses collaborateurs. L'application choisie doit s'intégrer au reste du SI, et être adaptée à votre organisation interne.
Il est essentiel de comparer les fonctionnalités, avantages et inconvénients afin de choisir le bon logiciel pour votre projet
Nous avons dressé une liste des 5 meilleurs logiciels de flex office. Cette liste comprend leurs avantages et inconvénients. L'objectif est de vous éviter d'utiliser des outils compliqués et inutiles. Nos préférés sont les suivants :
1. m-work
2. Envoy
3. Slack
4. Google Sheets
Regardons chacun de plus près afin de vous aider à déterminer le meilleur logiciel de flex office pour. votre besoin, cas d'usage, et stade de maturité sur cette problématique.
Le meilleur logiciel de flex office : m-work
M-work dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires pour mettre en place le flex office. La plateforme permet à vos collaborateurs de s’y adapter de façon fluide, grâce à un outil simple et très apprécié des équipes.
Cette application de flex office enregistre plus de 90% d’adoption en moyenne après 2 mois de déploiement.
Le logiciel de flex office m-work fluidifie vers ce nouveau mode de travail, tout en fournissant des données stratégiques. De l'occupation des bureaux jusqu'au degré d'interaction des équipes et au CO2 associé, vous avez une visibilité sur tous les indicateurs nécessaires.
Vous pouvez créer votre environnement personnalisé, vos équipes, groupes, rituels et règles. Le tout en ayant accès en temps réel à des vues et données pertinentes pour gagner en efficacité.
M-work est une application facile à prendre en main. Elle s’intègre également avec vos calendriers et outils de chat pour augmenter l’adoption et l’engagement de vos équipes.
→ En savoir plus sur la solution
Les fonctionnalités clés de cette app de flex office incluent, entre autres avantages :
- La déclaration de planning en un clic pour chaque collaborateur
- La possibilité de réserver un poste (desk booking)
- La visualisation simple, en temps réel et en avance, de la présence de ses collègues
- La personnalisation des espaces de travail et salles de réunion, permettant de gérer vos différents sites, open spaces, hot desk, etc.
- La définition de plusieurs statuts de travail : télétravail, formation, rendez-vous extérieur…
- La possibilité de créer et éditer des départements, équipes projets, groupes
- La possibilité d’inviter et gérer des personnes externes à l’entreprise
- Des tableaux de bord et données exportables
- Des intégrations avec les calendriers, outils de chat et systèmes RH garantissant la mise à jour des informations
- Une connexion SSO sécurisée
- La possibilité de prévoir des relances hebdomadaires ou mensuelles via nos intégrations pour garantir l’adoption
- Le calcul du CO2 lié aux trajets domicile-travail pour l’intégrer à votre bilan carbone d’entreprise
- La possibilité pour chaque utilisateur de créer des modèles pour son organisation récurrente
- Une web-app facile à utiliser, disponible sur ordinateur et mobile
Inconvénients :
La version gratuite de m-work se limite aux fonctionnalités de base.
→ En savoir plus sur nos tarifs
Adapté pour :
- Les entreprises cherchant un outil intégré et facile à utiliser pour gérer les espaces et suivre le télétravail.
- Les dirigeants et workplace managers qui ont besoin de suivre et d’anticiper le taux d’occupation de leurs bureaux.
- Les DRH qui cherchent à accompagner la transition de leur entreprise vers de nouveaux modes de travail plus flexibles.
Prix :
- m-work propose une version gratuite
- Options pour profiter des fonctionnalités premium : sur devis (< 24h)
Envoy pour la gestion du parc immobilier et des ressources
Envoy est apprécié par les grandes entreprises, comme Stripe ou Mailchimp. Cet outil permet de créer des plans et de gérer toutes les ressources, des fournitures aux postes de travail.
Avantages :
- Possibilité de créer vos propres plans de bureaux personnalisés
- Personnalisation des espaces de bureaux et de réunion
- Outil extrêmement complet et adapté aux grandes entreprises
Inconvénients :
- Outil complexe à mettre en place
- Solution américaine hébergeant les données de ses utilisateurs hors d’Europe
- Pas ou peu de lien avec les systèmes RH ou de paie
Price:
- Envoy offers a free version for up to 25 desktops and for limited functionalities
- For the “offices” offer, the price is then $3 per office (sold in packs of 25)
Slack for easy communication and organization for small teams
Slack is a must for asynchronous organization for small teams. The solution can allow, for small teams, to manage office presence by customizing its status.
Advantages:
- Messaging tool and presence status management
- No new tool to implement
- Free for most features
Disadvantages:
- Visualization of complex information beyond a dozen users
- No or little link with HR or payroll systems
Price:
- Around €8 per month per user
Google Sheets for an immediate and free solution
Google Sheets is undoubtedly the gateway for all teams setting up a hybrid organization. Very easy to learn, it allows you to organize a first schedule in a few seconds
Advantages:
- Very easy to learn, does not require new tools
- Customization of work statuses, and all the specificities of the team
Disadvantages:
- Not very user-friendly, generally less used after a few weeks
- No pre-designed integrations
Price:
- Gratuit
What are the criteria for choosing the best flex office tool?
There are a lot of flex office software out there. Some mainly allow the reservation of offices and rooms, and are suitable for very large companies. Others are much simpler, with limited functionalities, but are sufficient for small teams starting their projects.
Choosing the best appropriate tool depends on the needs of the company and its project. It's all about priorities.
Essential features: ease of use
In every flex office business and project, different functionalities are important. This is why it is essential to clarify expectations in order to choose the most appropriate solution.
It is important to clarify very quickly which scope is concerned, and which team will be in charge of project management (HR, general services, etc.).
For the implementation of flex office, the adoption of the tool by users is absolutely fundamental.
The user must be able to take control of the solution in a few clicks, making simplicity the number 1 choice criterion.
Security and accommodation
It is essential to be very rigorous when it comes to managing rights, authorizations and access when choosing a flex office solution.
Likewise, accommodation is an essential safety factor. SaaS solutions are becoming more and more frequent, being accessible from any terminal.
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In the case of a free tool, it is possible that the editors have abandoned some features. Be careful to identify when the solution becomes profitable. Tools that charge systematically generally offer different levels of subscription and commitment, in order to modulate the cost. The best solution will again depend on the company's situation and fiscal policy.
Choosing the right software is fundamental to the success of your flex-office project. However, to keep teams united and optimize your offices, it is also important to support change.
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