Comprendre le flex-office et comment le structurer

Encouragé par la crise sanitaire, le télétravail est devenu depuis quelques années une norme incontournable sur le marché du travail. De plus en plus d’employeurs accordent à leurs salariés un ou plusieurs jours de télétravail par semaine.

Conséquence directe, un grand nombre de bureaux se trouvent vidés de leurs collaborateurs. Il devient alors très rare, voire exceptionnel que tous les salariés se retrouvent le même jour au sein des locaux de l’entreprise.

Le flex office ou “bureau flexible” est un bon moyen de résoudre ce problème. En n'attribuant plus un poste par salarié, mais en passent en bureaux partagés, il permet de réduire le nombre de postes de travail et la superficie de ses bureaux.

Selon une enquête de Deskeo, plus de 55% des dirigeants d’entreprise se questionnent au sujet du flex office. Ils s'interrogent notamment sur la possibilité de le mettre en place au sein de leur entreprise.

Le partage de bureaux ("desk sharing") favorise la collaboration et facilite les échanges à distance. Il réorganise les espaces de travail sans seulement réduire le nombre de mètres carrés. Cette nouvelle organisation du travail interroge aujourd'hui de nombreux dirigeants.

Faut-il alors sauter le pas au sein de ses bureaux ? Que faut-il savoir avant la mise en place du flex office ?

En quoi consiste le flex office ?

C'est une nouvelle forme d’occupation des espaces de travail. Il s'oppose au bureau traditionnel. Dans ce bureau collectif, chaque employé a son propre bureau. Cela peut être dans un open space ou dans un bureau individuel.

Désormais, les salariés choisissent, lorsqu’ils viennent au bureau, une place ou un espace disponible et s’y installent. Cela contribue à améliorer les conditions de travail tout en modernisant l'espace.

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Pour faciliter le transport, des casiers sont généralement disponibles pour les collaborateurs afin qu'ils puissent laisser une partie de leur matériel sur place. Ils disposent également généralement d'ordinateurs portables.

Par ailleurs, la mise en place du flex office offre l’occasion de ré-organiser ses espaces de travail. Avec l'essor du travail hybride, les espaces de travail doivent être repensés afin de répondre à de nouveaux besoins.

Les bureaux doivent dorénavant être optimisés afin que les collaborateurs puissent travailler dans des conditions optimales avec des équipements et du matériel adaptés. Il est nécessaire de créer des espaces de travail partagés afin de favoriser la collaboration et la dynamique. Ces espaces peuvent inclure des salles de réunion connectées ou des espaces d'accueil pour les clients.

Le but principal de ce type d'aménagement doit demeurer l’amélioration du bien-être et de la qualité de vie au travail.

Les principaux avantages du flex office

Le flex office et l'optimisation de ses espaces de bureaux

Le flex office permet de réduire les coûts fixes en diminuant la surface de bureau et le montant du loyer. Celui-ci est encore aujourd’hui le second poste de dépense pour les entreprises, juste derrière les salaires.

Avec le télétravail, on peut réduire le nombre de postes de travail et la surface du bureau. Cela est dû au fait que les employés ne sont pas tous présents en même temps.

Le flex office est le reflet des nouveaux modes de travail

Par ailleurs, le flex office véhicule une image plus dynamique et moderne de l’entreprise. Il est généralement associé dans l’inconscient collectif à une organisation plus souple et flexible du travail. Les collaborateurs sont désormais plus autonomes et libres de choisir l’espace de travail qui leur convient.

Le flex office encourage donc les entreprises à revoir leurs espaces de travail afin de favoriser les espaces collaboratifs. Ces derniers facilitent les échanges et la rencontre entre les employés. Cette réorganisation des espaces vient donc renforcer le lien social et la cohésion des équipes.

Enfin, le flex office améliore la productivité et la créativité. Les salariés sont dorénavant libres de choisir leur espace, qu’ils soient cloisonnés ou non.

Les limites et inconvénients du flex office

Profils et métiers ne se prêtant pas au flex office

Initialement conçu pour les salariés nomades, le flex office concerne aujourd’hui une majeure partie des employés. Néanmoins, certains métiers requièrent des espaces de travail dédiés et fixes, car ils nécessitent des équipements spécifiques. Par exemple, pour un professionnel travaillant avec beaucoup de données confidentielles, rangées dans des classeurs, et ayant donc recours à beaucoup de papier, le flex office est peu adapté. C’est notamment le cas des avocats et de certaines autres professions libérales.

Une conduite du changement nécessaire pour passer en flex office

Avec le flex office, les postes de travail doivent rester neutres (pas d'effets personnels, décoration…) afin que tout salarié puisse y travailler sereinement. Cependant, certains salariés se retrouvent perdus face à ce manque de repères personnels.

Cette nouvelle organisation des espaces peut aussi se révéler nocive pour la productivité globale de l’entreprise. En effet, en l'absence d'outil dédié permettant d'identifier un bureau libre, et d'accompagnement, il peut créer des difficultés chez les collaborateurs. Par ailleurs, le mode de management doit être adapté. À ce titre, les outils peuvent constituer un appui pertinent.

Enfin, dans le cas de nouveaux arrivants, l’intégration peut se révéler plus difficile. Il n’est pas toujours évident de nouer des relations avec ses collègues en l’absence de repères et outils dédiés.

Foire aux questions sur le flex office

Comment gérer la réservation des espaces de travail dans un flex office ?

Des outils de réservation en ligne, comme m-work, permettent aux employés de réserver des espaces de travail à l'avance. Cela garantit l'accès à un poste de travail adapté à leurs besoins.

Le flex office peut-il affecter la productivité des employés ?

Le flex office peut augmenter la productivité. Il doit être utilisé correctement, avec les bons outils et le bon accompagnement. Il permet aux employés de choisir le meilleur environnement de travail pour leur tâche actuelle.

Comment introduire le concept de flex office auprès des employés habitués à un bureau fixe ?

La communication est clé. Il est important de discuter des avantages et de la logistique du flex office avec les employés, et de les impliquer dans le processus de transition.

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