Depuis la crise sanitaire, l’accélération du télétravail, le développement des technologies et de nombreux outils collaboratifs, (Teams, Zoom, Google Meet…), organiser une réunion à distance n’a jamais été aussi facile.
Cependant, entre le manque d’organisation, le nombre trop important de participants ou encore les enchaînements répétitifs, les réunions à distance ne conviennent pas à tous les collaborateurs.
Et le mode hybride vient renforcer les complexités qui y sont associées, avec des réunions mi-physique mi-visio qui sont souvent très difficiles à orchestrer.
Vous êtes manager ? Voici nos 5 conseils qui vont vous permettre de tirer le meilleur de ces réunions !
1. Limiter le nombre de réunions
Notre premier conseil est certainement l’un des plus importants.
En effet, enchaîner les visioconférences toute la journée est épuisant et il vous sera impossible de garder votre concentration, prendre de bonnes décisions ou encore être efficace.
Donc, annulez des réunions !
Pour cela, concentrez-vous sur les réunions prioritaires et celles où votre présence est essentielle.
2. Réduire le nombre de collaborateurs par réunion
Réduire le nombre de participants vous apportera énormément d’avantages.
Premièrement, cela permettra aux collaborateurs peu pertinents pour cette réunion d’en être exempté, leur permettant de limiter leur nombre de réunions par semaine. Ensuite, cela permettra aux participants restants de communiquer plus facilement et plus efficacement.
Nos conseils pour choisir et réduire le nombre de participants :
- En amont, essayez de sonder vos collaborateurs pour savoir quels sujets les motivent le plus, et les inviter uniquement aux réunions où ses sujets seront abordés
- Assigner un responsable pour chaque sujet à l’ordre du jour pour répartir les tâches de travail
- Donner un rôle à chaque participant afin d’impliquer les collaborateurs les plus pertinents pour chaque sujet
Vous pouvez par exemple attribuer les rôles suivants :
- un organisateur qui guidera l’ensemble des sujets lors de la réunion
- un gestionnaire de temps qui évitera de passer trop de temps sur un sujet
- une personne chargée de prendre des notes
3. Réduire le temps de réunion
Non seulement, le nombre de réunions a drastiquement augmenté depuis le début de la pandémie mais leurs durées aussi.
“D’après une étude menée par Circle Research et Barco, 60% des cadres français pensent que les réunions devraient être écourtées.”
En effet, seulement un tiers de leur durée serait réellement consacré à l’atteinte des objectifs. Il faut donc apprendre à ne plus perdre du temps et se fixer des objectifs clear to follow throughout the meeting.
“A meeting in France lasts an average of 57 minutes compared to the 21 minutes recommended to remain effective, according to the study.”
In addition, Recovery time between meetings is also to be taken into account.
Indeed, succeeding in reducing the number of meetings is essential, but it is also essential to manage to maintain real time. break between two meetings, 15min seems to be the most relevant.
4. Organize your meeting in advance
For avoid wasting time during the meeting, It is important to prepare it.
Here are some ideas for organizing a successful meeting:
- Send an appointment connected to the calendar participants allowing them to have a reminder a few minutes or days before and giving them access to the login link in a single click, login password etc...
- Prepare visual support in order to support the common thread of your meeting. This will help participants stay alert and fully understand the purpose of the meeting.
- Always check that your hardware is working properly : your microphone, your camera, screen sharing, screen recording etc...
5. After the meeting: ask for feedback
As soon as the meeting is over, we recommend that you send the presentation you used and the minutes by email to all participants.
This will allow participants or absentees to Remember the clear goals to be achieved following this meeting. In addition, it will prevent participants from looking for the information discussed during the meeting and being able to consult it at any time.
Finally, Ask participants to give you feedback via a quick questionnaire or a simple application, will allow you to Understand what they liked and what they didn't like and What can you do to organize an even more efficient meeting next time.
Here are some possible questions for your feedback:
- Score from 1 to 5 for the whole meeting?
- What did you like the most/least?
- What can be improved at the next meeting?
- Was the meeting time convenient for you?
- Did you think the length of the meeting was right?
m-work and the organization of remote meetings
Thanks to the application M-Work, Organizing a meeting is quick and easy. Indeed, teams can Know in advance which employees will be on site or working from home. The meetings are thus organized on the The most relevant days, and on a more suitable format (either physical or video).
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